一、文件的收发与存档
1、文件的收发
当办公室值班人员收到文件时，须向送达文件人员仔细询问文件的有关信息。询问的信息包括文件来源，数量，文件的内容以及其他内容。并在值班记录本上做好详细记录，必要时通知相关人员，然后进行存档。
2、文件的存档
(1)文件的存放
为确保文件的完整以及查阅文件的便捷，必须严格，认真的按照文件存档规范进行分类存档。
(2)文件的核对、整理
已存放好的文件，每星期要进行一次核对、整理工作。核对时，依照文件夹所附的记录纸上文件的排列顺序逐一查对。若发现缺少文件，则加上相应的文件。若有文件没有在记录纸上登记，则补上记录。文件整理主要是针对破损情况的文件进行修复，以及对放错位置的文件重新放置。
(3)文件的清理以及销毁
由于一些资料已经丧失使用价值，若全部保留会影响其他文件的存档，因此，必须每月进行一次文件的清理以及销毁。
二、办公室日常物品管理
1、办公室内部的物品管理原则
认真的妥善的保管好办公室的物品，不定期的对物品进行清点、登记以及维护。
2、学生会物品的领取与外借的管理办法
学生会内部的其他部门因活动工作需要领取物品时，须在办公室值班记录本以及物品使用表上登记，并由办公室主任或值班干事签字同意方可领走。
学生会内部其他部门若要借用需要归还的物品，如音响、桌子、展板等，须经办公室主任知道，在借用物品时做好登记，并注明归还的时间。如果没有按时归还，在组织部的考核中对其部门的主要负责人进行追究责任;如果物品在借用的过程中损坏或者丢失，其责任自己承担。
学生会以外的其它单位(各学院或者校外的单位)如要借用物品，需要由单位领导开出申请，然后经校团委老师审核同意，再由办公室核对借用的时间是否与学生会内部的使用相冲突，在借用物品时，登记好使用期限及归还时间，同时需要抵押重要证件(身份证、学生证等)、相应的押金等。如果没有按时归还，根据物品的价值收取相应的罚金(以天为单位);如果在借用期间物品损坏或丢失;按原价赔偿。
三、物品采购与经费管理
1、各部门自行采购的流程：
各部门自行采购时向经销商索要已购物品的正式发票或收据，单位注明是华东交通大学。其发票或收据由部门定期整理列出清单，标明每张发票的经手人，并由中心主席签字，将发票交至办公室主任，由办公室主任审核报学生会主席团通过然后到团委统一报销。
2、通过办公室统一采购的流程：
各部门列出所需物品清单，并交至办公室，由办公室主任审核后报主席团通过送至团委老师审批，后由办公室统一购买，各部门按照物品领取的流程到办公室领龋
3、账目的统计
办公室将各部门所需报销的账目和集体采购物品所花销的账目统统记录在账本。账本记录所有的公费花销和报销的账目，以及花费人、经手人。账本由专门负责财务管理的办公室副主任记录管理，由办公室主任和主席团监督审查。一旦入账，不经审核不可随便改动，其他人也不可随便阅读。
4、账目的报销
办公室将以报销的账目，发给花费人，并作清楚记录，其领取已报销的经费后要签字证明。
四、活动资料的整理与收集
1、活动申请
学生会各部门在举行部门所主办的活动前，要带一份详细的活动策划书到办公室领取活动申请表，在申请表上填好活动举办的时间地点，和需要申请的物品以及经费预算等。经办公室分管物品财务的副主任签字同意后再经办公室主任审核同意，然后交至主席团审核，最后经主管学生会的指导老师审批。方可正常举办活动。
2、活动考核
在活动举行期间，办公室要通知组织部对该活动进行现场实际效果的考核，活动结束后三天之内组织部要把活动考核表交至办公室存档。
3、活动总结
举办活动的部门在活动审批后，携带审批过的活动申请表到办公室换取活动总结表。在其活动结束之后，按要求填好一份活动总结表并附上一份详细的活动总结书(活动现场效果、参加人数、出现的问题、如何解决问题、图片资料、比赛结果、媒体报道等)，在活动结束后三天之内交至办公室。
办公室的工作人员在活动结束后尽快将活动申请表、活动考核表、活动总结表、活动总结书全部收集整理好，确认无误后存入档案。
五、内部的协调与对外的接待
1、内部活动的时间和物品使用的协调
办公室在了解了各部门的活动时间和活动的地点的基础上，审核各部门举办活动的时间和地点有没有冲突。如有冲突需要及时想办法做出调节，和相关部门的主管共同商量协调。
在物品的使用上要作好分配，及时准备好活动需要的物品。在其他单位的活动借用物品的时候和学生会内部的活动使用物品上相冲突的时候，要先考虑我们学生会内部的`活动优先。我们学生会内部的一些活动如果有冲突的话，要以举办时间早的活动优先。如果举办时间上相同，要以活动的重要性来确定优先者。
2、各部门之间关系的协调
作为一个负责内部协调的部门，办公室有必要，适当的搞一些有助于内部联谊的活动，比如球赛，交谊舞会等一些友谊性质的活动，来促进学生会各个中心与中心之间各个部门与部门之间的相互了解和友好往来。
对于一些活动需要两个或多个部门共同举办，办公室要作好其分工的合理性的协调。
3、会议记录及对外的接待
办公室要作好学生会内所有重大会议的会议记录，以及全校主席团会议的会议记录，并存档。对于外来的单位要予以接待，并作好座谈会的会议记录，并存档。
六、值班表的安排
值班时间按季节共分为两种。
冬季：周一至周五下午4：30至6：00，晚上7：00至9：00；
夏季：周一至周五下午5：00至6：30，晚上7：30至9：30。
每次安排两人值班，值班人员要严格按照值班时间值班，在值班的时间里值班员不可擅自离开岗位，不可早退或迟到。如有原因需要离开，或者不能按所安排的值班时间值班，要及时告诉办公室主任，由办公室主任做出调整。
在值班的过程当中，值班人员要在值班记录本上记录下在值班时间内所发生的所有事情。所有的物品领取要按需发放，不能随意领取，要了解使用情况和使用目的，并查清楚有没有重复领取，方可发放。
对于价值较高的物品(音响的全套装备、桌子椅子等)不可擅自发放和借出。如果是不确定的东西一定要问清楚办公室主任。
在搞好日常工作的基础上，办公室值班的人员要对办公室进行卫生的打扫和物品的整理，收进的材料要及时的整理好收集齐了之后要及时存档。发现有缺失或未交的材料要及时向有关部门的主管催交。
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