办公自动化系统是利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公自动化处理的系统。下面是本站小编分享的一些相关资料，供大家参考。
1 目的
为加强公司办公自动化(OA)系统管理，保障系统能够得以有效应用及安全、可靠地运行， 特制定本管理规定。
2 职责
2.1 信息技术部
2.1.1 是办公自动化(OA)系统的管理部门，负责检查、指导、考核 OA 系统的使用、运行、 保密情况。
2.1.2 负责对流程技术方案的确定，确定需设置的流程在 OA 系统固化;根据人员、机构、 审批权限、职责变化，进行 OA 流程完善和调整。
2.1.3 负责 OA 系统的运行维护和信息的备份工作。
2.2 人力资源中心负责用户信息的及时提供。
2.3 管理中心负责对 OA 新设和调整流程(表单)的审核，经审核的`表单流程由信息技术部 负责在系统上设置和发布。
3 表单流程管理
3.1 流程设置(调整)申请部门对所提出的新设(调整)流程(表单)组织涉及部门讨论确 认后，发起《OA 流程表单新增/修改申请单》，重要流程需报公司领导审定。
3.2 信息技术部根据《OA 流程表单新增/修改申请单》审核意见，或公司领导指示意见，进行流程(表单)在 OA 系统设置或调整，并发布。
3.3 OA 固定流程发起后，如表单流程中没有特殊的规定，下一节点处理人自收到待办事项 起，24 小时内必须作出处理。如流程中各节点提出疑义，发起人也须在 24 小时内作出回复。
3.4 如遇处理人出差、请假或其他特殊情况，不能按时上协同处理的，可以预先通过协同设 置代理人等方式处理。
3.5 节点权限为“审批”和“表单审核”的人员在处理流程时，除“同意”外的所有操作(已阅、不同意、回退、终止、减签、修改正文、撤销、审核不通过、暂存待办、存为草稿)都
必须有明确的意见，如简单的“已阅”处理视为“同意”，由此引起的后果由该节点处理人 承担;节点权限为协同及其他权限的，处理流程时，意见为“不同意、回退、终止、减签、 暂存待办”的，也必须注明原因。
3.6 在表单里面提出的疑问，相关节点的人员必须有明确的回复意见，同时视实际情况决定 是否要撤销重新发起。
4 用户管理
4.1 凡是公司已分配办公自动化(OA)系统账号的合法用户， 都拥有唯一的用户名与口令。 因初设口令相同，用户登录后必须尽快修改,不允许使用连续的阿拉伯数字例如“123456”
等简单的组合作为密码。因遗忘密码需要重置的用户，必须由本部门负责人或负责人指定的 管理员提出申请，并由申请人接收重置后的密码。
4.2 若员工离职，人力资源中心须第一时间通知信息技术部，即时关闭该员工用户帐号。
5 信息管理
5.1 办公自动化(OA)系统上所涉及的各种公文处理应严格执行国家和公司的各项公文制度。 各单位主要负责人必须对在办公自动化(OA)系统上流转、发布的文件、通知、简报等内容 严格把关，重大原则问题应向公司领导汇报;各单位领导对本单位在系统中发布的信息的可 靠性和严肃性负责。
5.2 已在办公自动化(OA)系统中流转、发布的电子形式的各类公文，公司电子公文的效力 等同于原有纸质公司文件和其他公文的效力。
6 系统安全与保密
6.1 公司对系统的安全实行单位领导责任制，各部门负责人对本单位办公系统的保密、安全 等负领导责任。办公系统对办文流程进行全程跟踪并有记录在案，每个用户各负其责。
6.2 办公自动化(OA)系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得 盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。OA 系统用户口令应经常更改并保 守秘密，不允许请他人代为使用或输入口令等，因口令丢失或被盗用而引起后果的，将追究 其本人责任。
6.3 所有可以登陆系统的人员，对系统内文件、资料及其它所有信息，必须遵守《公司保密制度》的相关规定。
7 系统维护与备份
7.1 为了保证系统稳定性及安全，各部门对员工日常电脑办公管理要更加严格要求，凡违反 公司《计算机管理制度》规定的人员，将予以处罚。
7.2 公司 OA 管理员应定期管理 OA 系统服务器，对服务器上的硬盘、数据库、文件等进行安 全管理，同时定期备份系统数据。应定期进行异地转储，以防造成数据遗失。
7.3 备份数据库资料保管地点具备防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗等设施。
8 责任与考核
8.1 为了保障办公自动化(OA)系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，所有用户要遵守本管理办法，违反者视情节承担相应责任。
8.2 讨论区内发布的与相关部门工作有关的信息，由相应部门负责人回复，与集团或各分子 公司工作有关的由集团办公室或各分子公司办公室负责收集、整理，经领导研究后给相关人 员回复或公告。
8.3 任何人不得在办公自动化(OA)系统任何区域发布扰乱公共秩序、破坏公司形象的言论、 图片等信息，违反者将视情节给予相应的处罚。
8.4 信息技术部是办公自动化(OA)系统的管理部门，对系统信息发布、流程处理规范性具有 监督权。正常情况下的人员、机构变更与调整的，接到确认信息后，1 个工作日内完成信息 和相关流程调整;涉及权限、职责变更与调整的，于 2 个工作日内全面完成流程调整和完善。
8.5 信息技术部负责对 OA 办公系统的运行情况和节点处理情况进行抽查，每季度至少一次，
对检查中发现的违规和超时行为，将视情节给予相应的处罚。
8.6 流程内容审核与处理实行逐级把关负责制，发起者部门负责人对流程内容负直接把关责 任，分管领导负领导责任。对发起的流程内容如出现错误或被领导否决，将视情节给予相应 责任追究。具体发起者业务操作错误，由部门根据情节自行追责。
8.7 对上述责任，视情节按照《流程管理红白票制度》对责任人进行处罚。对因违反规定给 公司造成损失的，将视损失的轻重参照《员工奖惩制度》处罚。
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