关于网络办公自动化的需求和设计

办公自动化（简称OA），是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。下面YJBYS小编为大家搜索整理了关于网络办公自动化的需求和设计，供大家参考阅读，希望对你有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!

　　一、办公自动化

随着科技、经济及社会的不断发展与进步，管理和办公活动的重要性日渐突出，引起了各级领导者，管理学者以及技术人员的普遍重视。以信息化来管理，目前已经是大势所趋。办公室也开始了以自动化为重要内容的“办公室革命”，也称为“管理革命”，其目标是借助先进的信息处理技术和计算机、手机网络技术来提高办公效率和质量，将管理与办公活动纳入到自动化/现代化的轨道中。

　　二、传统办公模式面临的问题

1.上级单位来文，办公室签收后，在单位内部流转缓慢，效率低下;

2.内部发文审批仍然采用手工方式，审批效率低。特别是领导出差，就要等到他回来后签批，浪费太多时间在等待签字上;

3.领导签批的文件，事后查阅困难;

4.组织机构层级复杂，人员沟通不畅;

5.管理者不知道每天下属都在做什么，完成了哪些工作，业绩考核无依据;

6.人力资源的浪费，对公司的职员没有详尽的发展和培训记录导致人才的难以发现和外流，以及对客户的跟踪访问的措施欠缺形成客户群的流失;

7.物质资源的浪费，通讯费用大，沟通不良，办公开支大，管理费用高。现在公司的办公基本处于有纸办公状态，纸张消耗大，如各种打印，传真纸的大量消耗;

8.知识资源的浪费，如对以前的知识的管理的不完善和备份的不齐全致使以前的知识教训白白浪费掉，丰富的业务经验无法共同分享交流，新员工上手速度慢;

9.工作资料、做好的文档存储凌乱、查找困难、泄密问题多;

10.具有强大的计算机、手机网络系统，就是不能有效地提高工作效率;

所有这些问题，制约着公司的进一步发展，我们必须花大力气去解决这些问题。

　　三、网络办公能够解决的问题

1、提高工作效率。快速准确查询文件资料 实行电子文档管理，方便快速查找阅读相关文件。而不用为找一份文件花上很长时间，可随时随地调阅并打印出来，及时为您的决策提供参考。

方便领导同各级员工的交流与沟通 多种途径、多种方式，使企业的管理者同企业员工保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。

2、规范业务管理。监控工作进度，掌握工作状态 及时有效监控各部门工作进度情况;实时全面掌控各部门的工作办理效率状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错。系统将记录每个工作完成流转监控状态。

3、减少办公开支，降低管理成本。节约纸张，节省时间，减少差错 相关资料的发送，任意指定收信人，直接传送给所需人，而无需任何中间环节，无需打印出发给相关人员，缩短办理时间，节省办公开支，减少差错率，提高整体工作效率。

　　四、功能模块设置

　　(一)通讯系统

1、邮件系统。首先我们需要一个邮件系统，目前个单位用到的Email比较多了，那么需要创建办公系统主要中基于内部交流的内部邮件系统。类似于internet邮件的应用，我们可以通过内部邮件系统可以和组织机构内部成员来进行通讯。邮件的'创建、接收、发送、阅读、回复等等。

2、内部短信。内部短信比较类似我们用的即时通讯工具，比如QQ、msn，内部短信系统比较适合内部成员发一些比较短的话语，通过内部短信进行比较短的交流和留言。不管员工是否在线都可以发送短信。在线短信主要适用于发送即时短消息。同时避免其他通讯软件广告和游戏诱惑。

可以现在举个例子，比如现在我们通达公司总部在北京，我们现场服务在连云港，我们之间的信息交流许多都是通过内部短信实现的，我们就不必要打长途电话。

内部短信能够自动弹出窗口，即时显示出办公系统的工作流、内部邮件、公告通知、新闻等更新时都有内部短信自动提醒。

3、手机短信。手机短信模块，我们办公系统和手机有一个很好的互联，可以通过办公系统向组织机构内部成员发送手机短信，同时手机短信和办公系统很好的结合，如果你有些重要的工作和会议安排的话，可以通过手机短信发送，比如这个用户出差了，有一个工作需要他来办理，可以通过手机短信发送一条重要的通知，发送到他的手机上面，当他看到这个手机短信，他就可以通过网吧或宾馆的宽带接口登录到办公系统来办理这个工作。那么手机短信的方式可以保证重要的时间能够及时地通知客户，应该说我们所有重要事情都可以和手机短信有一个很好的连接。

　　(二)信息共享平台

1、公告通知。公告通知，以前我们的公告通知时写在黑板上，或者由某一个人用电话一个一个告知，那么有了公告通知以后，你完全可以通过公告通知发布就可以了，就不需要那么麻烦了。

公告通知的发布人由系统管理员设定，被指定人员才有权限发布公告通知。可以设定发布范围，可以发布给所有人员，也可以发布给指定人员，还可以看设置有效时间，可以添加附件，查询哪些人员看过了该公告通知，哪些人员没有看到。

2、新闻。可能单位里面有许多新闻性的事件，可以通过OA上的新闻可以及时向单位员工进行发布，作为新闻的话，向大家全部公开。员工登录OA后，新闻就可以在桌面上显示，组织成员看过新闻，还可以添加评论。

3、信息交流平台。公告通知、新闻适合发布比较正式的信息，那么我们还需要内部讨论区、超级论坛给大家提供一个互相交流，自由发言的一个空间，比如说在这里可以设置各种各样的板块，如谈天说地、轻松一刻、技术论坛、合理化建议、企业文化等等，可以指定参加人员，参加者就可以在这里自由地发表意见，还可以设定是否允许匿名发表。

还有网络会议、聊天室也作为信息交流平台的组成模块

　　(三)公文收发

公文收发系统用于各个单位之间发送、接收函件、文件等，为各级管理部门提供了一套电子通讯的整体解决方案，为公文传递提供了一个快捷可靠的渠道，保证公文快速、准确传达，提高工作效率，节省人力物力。可以自行设置和管理群组，并加入短信提醒功能。发送公文时用户可以决定是否需要短信提醒，可以看到公文被接收、阅读、回复的进展情况，对未接收、未回复单位系统直接给出提示，发送的公文需实时到达接收单位。

　　五、现代办公的意义

现代化的办公环境促进了传统的企业现代化的步伐，传统的被称为部门化的单位也都开始了现代化办公的进程。企业要督促员工认识现代化办公，因为在整体办公流程中更多地把握方向和大局，细节需要依靠员工来执行。所以现代化办公条件实际上很大程度上是在帮助企业，那么企业就有义务和责任让自己的员工也接受现代化办公的理念，并一齐推动现化办公的实施。