安徽工程大学机电学院公文管理办法

为帮助大家了解安徽工程大学机电学院公文管理的相关信息，下面，小编为大家提供安徽工程大学机电学院公文管理办法，全文如下：

　　第一章 总则

第一条 为进一步做好公文处理工作，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量与效率，根据国家关于公文处理的规范及格式要求，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学院级公文处理，各教学单位、部门公文处理参照本办法执行。

第三条 院长办公室(以下简称院办)为学院公文归口管理部门，对全院各部门的公文处理工作进行规范性指导、检查。

　　第二章 公文种类

第四条 学院公文种类主要有：

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销下级不适当的决定事项。

(三)公告、公示。适用于向校内外宣布重要事项。

(四)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(五)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(六)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(七)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(八)报告。适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

请示。适用于向上级主管部门请求指示、批准。

(十)批复。适用于答复下级单位请示事项。

(十一)函。适用于向相关政府部门以及与学院合作单位等商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十二)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。具体纪要行文格式及要求参照《安徽工程大学机电学院会议管理制度》(院字〔2014〕55号)执行。

　　第三章 公文构成

第五条 5公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级分为“绝密”“机密”“秘密”。涉密公文应标志密级和保密期限，保密期限根据保密需要标注。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。公文紧急程度分为“特急”、“加急”，各类院级公文紧急程度在拟稿封面和来文承办处理单上标识。

(四)文头标志。学院各类公文的文头标志为“安徽工程大学机电学院文件”。

(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成(编号示例：院字〔2015〕1号、院办字〔2015〕1号)。联合行文时，使用主办单位的发文字号。学院发文单位代字根据等级分为一级发文代字和二级发文代字：

1.一级发文代字根据涉及的内容分为：

(1)院董字，适用于学院重大战略决策、重要事项审议、院领导任免、董事会决议等工作行文。发文及文件管理主体单位为学院董事会;

(2)院字，适用于除董事会以外的全局性和重大事项工作部署、发布重要决定和全院性规章制度、通报重要事项、请示、报告等上行文、学院中层干部任免等工作行文。发文及文件管理主体单位为院长办公室;

(3)院函字，适用于学院向相关政府部门以及与学院合作单位等商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等工作行文。发文及文件管理主体单位为院长办公室;

2.二级发文代字根据涉及的内容分为：

(1)院党字，适用于学院党组织建设、党员发展、党校等工作行文。发文及文件管理主体单位为党委;

(2)院办字，适用于学院行政、全局性事项工作具体落实等工作行文。发文及文件管理主体单位院长办公室;

(3)院教字，适用于学院教学、学籍、图书馆、信息化、实验室建设等工作行文。发文及文件管理主体单位为教务处;

(4)院科字，适用于学院教科研等工作行文。发文及文件管理主体单位为科技处(筹);

(5)院学字，适用于学生管理、资助、团委工作等工作行文。发文及文件管理主体单位为学生处;

(6)院招就字，适应于学院招生、就业等工作行文。发文及文件管理主体单位为招就处(筹);

(7)院财字，适用于学院财务、会计、审计类等工作行文。发文及文件管理主体单位为财务处;

(8)院后保字，适用于学院后勤保障、安全保卫等工作行文。发文及文件管理主体单位为后勤保卫处;

(9)院外字，适用于学院对外合作有关工作行文，发文及文件管理主体单位为对外合作处;

(10)院素拓字，适用于大学生综合素质教育等工作行文。发文及文件管理主体单位为大学生综合素质拓展中心;

(11)院监审字，适用于学院监察与审计委员会工作行文，发文及文件管理主体单位为监察与审计委员会;

(12)其他尚未设置的机构(含中心、委员会等)，在产生具体发文需求后由院长办公室参照上述规范明确发文字号;

(13)以上所有发文代号仅指学院内部工作行文，凡涉及对外报送的有关文件，或者涉及学院内部重大事宜的，不得以二级发文代字报送或者发文，应提交一级发文代字报送或者发文。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

(八)主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(九)正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文单位署名。署发文单位全称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的.说明、补充或者参考资料。附件如包含规章制度、方案等需标明版本信息的应在该附件封面标注版次。版次标注格式为“年度信息-版本信息”，如“2015(1.0)版”。

(十六)抄送单位。除主送单位外需执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

　　第四章 公文格式

第六条 页边与版心尺寸。公文用纸采用国际标准A4型。公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。

第七条 字体字号。一般采用3号仿宋。特殊情况可适当调整。

第八条 行数和字数。一般每面排22行，每行28个字，并撑满版心。特殊情况可适当调整。

第九条 文字颜色。如无特殊说明，公文中文字颜色均为黑色。

公文各要素具体格式规范见附件1：安徽工程大学机电学院公文格式(GB/T 9704-2012)

　　第五章 行文规则

第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十一条 向上级单位行文。向上级单位行为应注意：

(一)原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

(二)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(三)领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。

第十二条 向下级单位行文。主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

第十三条 联合行文。同级单位必要时可以联合行文。属于单一部门职权范围内的工作，不得联合行文。

第十四条 平行文。同级别单位间的互相行文。